WhatsApp Canlı Destek Hattı
s

KVKK

 / Kurumsal

KVKK

Geoclay Madencilik İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketi

Aydınlatma Metni

6698 saylı kanunun yüklediği ifa karşılığında VERBİS sistemine kayıt yaptıracak olan tüzel kişi Geoclay Madencilik İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketi 394 095 26 51 vergi kimlik numarasıyla Sincan vergi dairesine bağlı bulunan şirket Ankara Eskişehir Karayolu 45. Km Askeri Havaalanı Karşısı Alagöz Mahallesi Nizam Cad. No:6 Sincan/ANKARA adresinde faaliyetini sürdürmektedir.

• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği;

Geoclay Madencilik İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin tutmuş olduğu kişisel veriler; kişisel veri işleme yükümlülüğünü getiren kanunun amacı olan özel hayatın gizliliğini ihlal etmemek ve kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve şirketimizin politikalarına uygun hareket etmek maksadıyla işlenecektir.

Şirkette çalışan personelden alınan özlük bilgileri şirket prosedürleri, Sosyal Güvenlik Mevzuatı ve İş Mevzuatı gibi yasal yükümlülükler nedeniyle personelden temin edilen veriler Kişisel veri niteliğinde sicile işlenecektir.

Şirketin malzeme temini gerçekleştirdiği, bilişim, muhasebe ve avukatlık hizmetleri gibi hizmet alımı yaptığı ve alım satım gibi ticari faaliyetlerini sürdürdüğü hususlarda elde ettiği veriler kişisel veriler sicile işlenecektir.

Aynı zamanda Şirketin üretim sahası içerisine konumlandırılan Görüntülü Kayıt Cihazlarının almış olduğu kayıtlar ve Şirket Personelinin işlerini yürütmek maksadıyla kullandığı Elektronik cihazlardan elde edilen bilgiler Fiziksel Mekan Güvenliği ve İşlem Güvenliği kapsamında tutulup sicile işlenecektir.

• Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,

Geoclay Madencilik İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin işleyeceği kişisel verilerde;

Veri Konusu Kişi Grupları;

- Çalışan Adayı (Deneme Sürecindeki Personel)

- Çalışan

- Yetkili Temsilciler

- Şirketin ürün veya hizmet aldığı Kişi Kurum

- Stajyer

- Tedarikçi Çalışanı

- Tedarikçi Yetkilisi

- Şirketten Ürün veya Hizmet Alan Kişi Kurum

- Ziyaretçi

olmak üzere yukarıda sıralanan dokuz başlıktan oluşmaktadır.

Yukarıda belirtildiği gibi dokuz gruba ayrılan Veri Konusu Kişilerin Veri Kategorileri ise;-

Kimlik

Ad- Soyad - Anne Adı- Baba Adı- Anne Kızlık Soyadı- Doğum Tarihi- Doğum Yeri- Medeni Hali- Nüfus Cüzdanı Seri Numarası – Tc Kimlik Numarası gibi bilgiler;

Geoclay Madencilik İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nde iş mevzuatı kapsamında SGK’lı olarak çalışan personelin kimlik bilgileri, Sosyal Güvenlik Mevzuatının tarafımıza yüklenilen edimlerin yerine getirilmesi maksadıyla temin edilmiş olup kişisel veri niteliğinde muhafaza edilecektir.

Online, yazılı veya sözlü siparişlerde ürünün sevkinin gerçekleşeceği kişiye yahut tüzel kişi temsilcisine ait kimlik bilgileri ürün sevkinin başarıyla gerçekleşmesi maksadıyla temin edilmiş olup kişisel veri niteliğinde muhafaza edilecektir.

Şirket bünyesi dışında olup şirket tarafından alınan hizmetlerden ötürü temin edilen kimlik bilgileri akdin her iki taraf açısından geçerli bir akit olması maksadıyla temin edilmiş olup kişisel veri niteliğinde muhafaza edilecektir.

İletişim

İkamet adresi - e-posta adresi - iletişim adresi - kayıtlı elektronik posta adresi (KEP) – telefon numarasına ilişkin bilgiler;

Personellerin arasındaki iletişimi sağlamak, iş talimatlarını personellere bildirmek vb. hususlar kapsamında temin edilmiş olup kişisel veri niteliğinde muhafaza edilecektir.

Online, yazılı veya sözlü siparişlerde sipariş veren kişi veya kurum ile sipariş ve sevkiyat hakkında bilgi vermek kapsamında temin edilmiş olup bu tür kişisel veriler muhafaza edilecektir.

Lokasyon

Şirketin Pazarlama bölümünde hizmet ifa eden personeline verilen araçlarda bulunan araç takip sisteminin elde ettiği lokasyon bilgileri işin niteliği kapsamında tutulmakta olup kişisel veri niteliğinde muhafaza edilecektir.

Özlük

Şirket personelinin özlük dosyasında bulunan bilgiler Sosyal Güvenlik mevzuatı ve iş mevzuatı kapsamında temin edilmiş olup, muhasebe birimi tarafından bordro düzenlenmesi, insan kaynakları tarafından yapılacak disiplin soruşturması, işe giriş çıkış bildirgelerinin verilmesi, performans değerlendirmesi yapılması, özgeçmiş bilgilerinin göz önünde bulundurulması gibi hususlar nedeniyle personelin açık rızasıyla temin edilmiş olup kişisel veri niteliğinde olan bu bilgiler şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Hukuki İşlem

Personellerin yahut şirketin ticari faaliyetlerini sürdürdüğü üçüncü Kişi ve kurumların şirketle yahut üçüncü Kişilerle yaşayacağı hukuki problemlerde Kanunun yetkili ve görevli kıldığı mercilerle gerekli paylaşımların yapılması maksadıyla elde edilen kişisel veri niteliğindeki bilgi ve belgeler şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Müşteri İşlem

Olağan ticari faaliyetlerini sürdürmek maksadıyla şirket tarafından 3. Kişiler lehine düzenlenen fatura, çek senet, dekont, sipariş formu gibi belgelerin muhatabına ilişkin bilgiler, taraflar arasındaki ticari ilişkinin devamı maksadıyla temin edilmiş olup elde edilen bu kişisel veri niteliğindeki bilgi ve belgeler şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Fiziksel Mekân Güvenliği

Üretim sahası ve yönetim birimine konumlandırılmış Görüntülü Kayıt Cihazları şirket personelinin ve ziyaretçilerin giriş çıkış vb. kayıtlarını tutmaktadır. Personelin ve ziyaretçinin güvenliğini temin etmek ve olası problemlerin çözümünde kullanılmak maksadıyla konumlandırılan bu cihazlardan elde edilen kişisel veri niteliğindeki bilgi ve dökümanlar şirket tarafından muhafaza edilecektir.

İşlem Güvenliği

Şirketin olağan ticari faaliyetlerini sürdürmek maksadıyla bütün şirket sırlarının içinde barındıran, personellerin kullanımına tahsis ettiği bilgisayarlarda yapılan işlemler, şirket tarafından personelin kullanımına tahsis edilen mail adresleri, muhasebe işlemlerini yürütmek ve özlük bilgilerini kayıt altına almak maksadıyla kullandığı programda yapılan işlemlerden elde edilen kişisel veri niteliğindeki bilgi ve belgeler şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Finans

Şirketin ticari faaliyeti kapsamında; Kişi yahut kurum olan iş ortağının bilançosu, kredi ve risk değerlendirmesi kapsamında elde ettiği bilgileri ve malvarlığı bilgilerine ilişkin elde edilen kişisel veri niteliğindeki bilgi ve belgeler şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Mesleki Deneyim

Şirketin bünyesinde çalıştıracağı personele ilişkin, şirket tarafından aranılan kriterlerin sağlanması hususunun kontrolü maksadıyla elde edilen eğitimini deneyimini ve yeteneklerini gösterir diploma, kurs, meslek içi eğitim bilgileri, transkript ve sertifikalar kişisel veri niteliğinde olup bu bilgi ve belgeler şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Pazarlama

Ticari faaliyet gösteren şirketin pazarlama faaliyetleri kapsamında elde ettiği bilgi ve belgeleri kişisel veri niteliğinde olup bu bilgi ve belgeler şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Irk ve Etnik Köken

Mevzuat gereği çalışma izni olmayan yabancı personellerin çalışmasının yasak olması münasebetiyle işe giriş başvurusu yapan her personelden uyruk bilgisi şirket tarafından istenmektedir. Yabancı uyruklu olan personellerin uyruğuna ek olarak çalışma izinlerinin varlığı noktasında bilgi ve belge de talep edilmektedir. Bu tarz bilgi ve belgesi olan personelden alınan bu bilgi ve belgeler kişisel veri niteliğinde olup şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Sağlık Bilgileri

Şirketin ticari faaliyetlerine devam etmesi maksadıyla; Sosyal Güvenlik Mevzuatının, İş Mevzuatının ve İş Sağlığı ve Sosyal Güvenliği Kanununun işverenlere yüklediği edimler karşısında gerekli muayenenin yapılması, personelin o iş kolunda çalışmasına engel bir durumun bulunup bulunmadığının bir hekim tarafından düzenlenecek sağlık raporuyla sabit olması maksadıyla ve İş kanununda belirtilen engelli işçi çalıştırma yükümlülüğü nedeniyle elde edilen bilgi ve belgeler kişisel veri niteliğinde olup şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri

Şirkete yeni personel alımı halinde şirket kuralları kapsamında işe alım yapılırken İşçinin İş Kanununun belirttiği kapsam dahilinde bulunup bulunmadığının tespiti maksadıyla işçinin açık rızasıyla temin edilen adli sicil kaydına ilişkin belge kişisel veri niteliğinde olup bu belge şirket tarafından muhafaza edilecektir.

Biyometrik Veri

Personelden alınan parmak izi; Fabrikada ve yönetim biriminde çalışan personelin işe giriş çıkış puantaj kayıtlarının tutulması maksadıyla fabrikanın çeşitli bölgelerine konulan parmak izi okuma cihazının kullanılması, iş disiplininin sağlanarak personelin giriş çıkışının kontrol edilmesini sağlamaktadır. İş bu kapsamla alınan parmak izi verisi kişisel veri niteliğinde olup şirket tarafından muhafaza edilmektedir.

Genetik Veriler

İş sağlığı ve Güvenliği mevzuatı kapsamında işe giriş muayenesi yapılan personelden alınan bilgiler ışığında; acil durumlarda ihtiyacın karşılanması maksadıyla kan grubu gibi temel genetik veriler temin edilmektedir. Bu veriler yukarıda belirtilen amaçla ihtiyaç halinde kullanılmakta olup şirket tarafından muhafaza edilmektedir.


 Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,

Yukarıda belirtilen kişisel verilere ilgililer ulaşabilmektedir. Özlük dosyasında belirtilen Kimlik, iletişim, sağlık, diploma, biyometrik veri, ırk, mesleki deneyim, hukuki işlem vb. hususlara şirkette bulunan insan kaynakları birimi ulaşabilmektedir. Ayrıca personelin ücretinin ödenmesi ve ticari ilişki içerisindeki diğer kişi/kurumla yapılacak ticari işlemlerin yürütülmesi için gerekli bilgilere Finans ve Muhasebe birimi ulaşabilmektedir. Ticari faaliyetin devamı maksadıyla kişi ve kurumlarla iletişimi kuran Finans ve Satış birimi bu kişi ve kurumlara ilişkin gerekli bilgi ve belgeye erişebilmektedir. Şirketin kendi hukuki problemi ve personele ilişkin şirketin karşılaştığı hukuki sorunlarda ilgili bilgi ve belgeye şirketin hizmet aldığı danışman avukat erişebilmektedir.

• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,

Şirket tarafından yabancı ülkelere herhangi bir veri aktarımı yapılmamaktadır.

• Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,

Bu konuda şirket tarafından idari ve teknik tedbirler alınmıştır.

İdari Tedbirler;

Mevcut Risk ve Tehditlerin Belirlenmiş olup;

Şirket tarafından elde edilen verilerin özel nitelikli kişisel veri olmadığı, sadece bünyesinde çalışan ve ticari ilişki içerisinde olduğu şirket/kişilerin Ünvanları ve Vergi Kimlik numaraları bilgisini edinen temel nitelikteki kişisel veriler temin edilmektedir. Bu bilgilerin korunması konusunda ilgililerine Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nun yüklediği yükümlülükler hususunda eğitim verilmiş olup konuya ilişkin gerekli bilgi ve tecrübeyi edinmeleri sağlanmıştır. Bu eğitimle kişisel verilere erişebilecek pozisyondaki personelin kanuna aykırı açıklama yapmaması ve paylaşmaması gerekliliği üzerinde durulmuştur. Aynı zamanda ihtiyaç dışı kişisel verilerin temin edilen verilerin mümkün olduğunca azaltılması hususunda gerekli bilgilendirme yapılmış veri ihlali durumunda ortaya çıkacak muhtemel sonuçlar üzerinde durulmuştur.

Siber Güvenlik Noktasında gerekli tedbirler alınmıştır.

Çağın koşulları kapsamında her türlü bilgi ve belgenin elektronik ortamda muhafaza edilmesi gerçeği karşısında yaşanılabilecek saldırıların önlenmesi hususunda şirketimiz gerekli tedbirleri almıştır. Şirket ağına yapılacak saldırılara ve dışardan yapılacak bağlantılara karşı 2 ayrı güvenlik duvarı tesis edilmiş olup bu güvenlik duvarları şirketi siber saldırılara karşı koruma altına almıştır. Şirketimiz bünyesinde bulunan güvenlik duvarı cihazımız (Firewall) Sophos marka XG115 modelidir. Lisansımız mevcuttur. Ekstra virüs programı ve sunucu ile birlikte güvenlik noktasındaki gerekli tedbirler alınmıştır.

Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre

Niteliği gereği temin edilmesi ve saklanması gereken kişisel verileri içerir bilgi ve belgeler kanunun emrettiği sürece şirket arşivinde muhafaza edilir. Ancak bu sürenin sona ermesi halinde bu bilgi ve belgeler derhal imha edilmektedir. Daha önce temin edilen bilgi ve belgeler daha sonra ihtiyaç olabileceği gerekçesiyle muhafaza edilmez.

Sosyal Güvenlik mevzuatı ve İş Kanununa göre işçilerin özlük dosyalarında belirtilen bilgiler ilgili olduğu yılı takip eden 10 yıl boyunca saklanmalıdır. Bu kapsamda elde edilen kişisel veri ilgili olduğu yıl itibariyle 10 yıl muhafaza edilecektir. Akabinde derhal imha edilecektir.

Vergi Usul Kanununa göre şirket; defter tutmak mecburiyetinde olduğundan, tutulan defterlerle VUK'un üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdur. Bu kapsamda elde edilen sipariş formu, sevk irsaliyesi, fatura vb. ticari kayıtlar ilgili bulunduğu takvim yılını izleyen 5 yıl boyunca muhafaza edilecektir. Ancak bu süreler Türk Ticaret Kanununda 10 yıl olarak belirtildiği için 10 yıl boyunca ticari kayıtlar muhafaza edilecektir. Bu kapsama Çek Örnekleri- Ödeme belgeleri- vb. her türlü ticari işlem girmektedir. Akabinde derhal imha edilecektir. Bir yıl muhafaza edilecek akabinde derhal imha edilecektir.

Alınan görüntü kayıtları yirmi gün boyunca saklanmaktadır. Yaşanılacak olası problemler karşılığında kayıt altına alınan bu doküman kayıt altına alındığı tarihten itibaren yirmi gün sonra kendiliğinden imha edilmektedir.

Şirketimiz Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında şirketimiz yüklendiği edimi muhataplarının açık rızası doğrultusunda kanunun emrettiği sınırlar içerisinde yerine getirmektedir.

Kişisel Verilerin Korunması Başvuru Formu İçin Tıklayınız.


Consecte libero id faucibus nisl tincidu. Magna etiam tempor orci lobor faculs lorem ipsum.